SSE Crèche ULB Université libre de Bruxelles   ulb


 

FOIRE AUX QUESTIONS (faq)

A. Généralités

B. Accès au site

C. Utilisatrices et utilisateurs du site

D. La demande d'inscription à la crèche

E. L'accès aux données

F. En cas de problème




RÉPONSES

  • La crèche de l'Université libre de Bruxelles

L'Université offre, sur le campus du Solbosch, aux membres de la communauté universitaire qui en font la demande, un lieu d'accueil, La Crèche de l’ULB, pour les enfants âgés de 2 à 36 mois.

La Crèche de l’ULB est ouverte toute l'année

  • Qu'est-ce que le site 'creche-inscriptions.ulb.ac.be' ?

Ce site permet aux parents et futurs parents qui souhaitent introduire une demande d'inscription d'un ou plusieurs enfants à la crèche, de fournir en ligne les informations nécessaires à l'équipe de la crèche.

  • Fonctionnement général

Le site est dédié à l'enregistrement des données nécessaires à la formulation d'une demande d'inscription à la crèche de l'ULB.

Pour pouvoir saisir les données dont l'équipe de la crèche a besoin pour envisager la demande d'inscription, il faut préalablement s'enregistrer comme utilisatrice ou utilisateur.

On peut demander une inscription à la crèche pour les enfants de plus de 2 mois et de moins de 3 ans à la date d'entrée souhaitée.

Une demande d'inscription peut être formulée pour un enfant à naître pour autant que la gestation soit confirmée après au moins 12 semaines de grossesse.

Les données fournies sont conservées sur le site. Si cette dernière condition n'est pas respectée, elles pourront être invoquées au moment où la demande d'inscription pourra être validée.

Les places à la crèche sont réservées par priorité aux enfants du personnel de l'ULB et personnels assimilés, aux enfants des étudiantes et étudiants de l'ULB et en fonction des possibilités aux personnes extérieures à l'ULB.

L'équipe de la crèche décide de l'attribution des places en fonction des disponibilités.

Au sein d'une catégorie de personnes, les attributions de place en crèche se font sur base de la date et l'heure de l'enregistrement de la demande

  • Formulaire de demande
Le formulaire de demande d'inscription se présente sous la forme de trois parties à compléter
les données concernant l'enfant :
obligatoires : nom, date de naissance prévue ou réelle, date d'entrée souhaitée, taux de fréquentation souhaité.
Pour ce dernier élément, des informations complémentaires devront être fournies
facultatives : prénom (s'il est connu !), date de sortie prévue, nombre de frères et sœurs
les données concernant le ou les parent(s)
obligatoires : les données concernant le parent 1: situation professionnelle / académique (et, en fonction de celle-ci des données complémentaires), l'adresse privée, une adresse de courriel et au moins un numéro de téléphone où le parent peut être joint.
facultatives : le revenu mensuel net, les données concernant l'éventuel deuxième parent (même données que pour le parent 1)
  • Vérification des données

Lors de la soumission pour enregistrement d'une page au système, une série de vérifications sont effectuées par l'application qui, en cas de besoin, permettent de compléter les informations manquantes ou corriger les données erronées.

À certaines des rubriques est adjoint le petit symbole qui permet d'obtenir des indications complémentaires.

  • Validation des données

Lorsque les données pour la demande d'inscription ont été fournies (données enfant, données parent 1 et éventuellement données parent 2) on peut valider, c'est-à-dire soumettre formellement la demande.

Lorsqu'une demande est validée, l'utilisatrice ou l'utilisateur peut encore les consulter, mais plus les modifier.

Seules les personnes inscrites sur le site peuvent formuler une demande d'inscription en ligne.
L'inscription permet l'identification de la personne et permet à celle-ci de fournir les données en remplissant les formulaires en ligne. Tant que la demande n'est pas finalisée ("validée") les données fournies peuvent être affinées et/ou corrigées.

N'importe qui peut formuler une demande d'inscription, mais il est sans doute préférable que ce soit un parent de l'enfant qui s'en charge. Par défaut, certaines informations de l'utilisatrice ou de l'utilisateur qui entre les données sont reprises d'office dans la fiche correspondant au parent 1. Elles peuvent bien évidemment être modifiées en fonction des besoins.

  • Comment s'inscrire sur le site

L'inscription sur le site se fait en plusieurs étapes qui permettent d'assurer la sécurité des données en limitant strictement l'accès à celles-ci uniquement par la personne qui formule la demande d'inscription et la responsable de la crèche.

On accède au site creche-inscriptions.ulb.ac.be qui présente une série de menus.

La rubrique 'S'enregistrer' du menu 'Utilisateurs/utilisatrices' donne accès au formulaire d'inscription sur le site. Une fois les données requises fournies et soumises, le système envoie à l'adresse de courriel (email) un lien de confirmation.
La confirmation effectuée (en cliquant sur le lien mentionné dans le courriel), l'utilisatrice/l'utilisateur accède au site et est prié(e) de définir un mot de passe.
C'est le mot de passe, connu seulement de la personne inscrite, qui permet la saisie des informations concernant l'enfant, nécessaires pour faire une demande d'inscription à la crèche.

  • Quelle adresse de courriel utiliser ?

Vous devez utiliser une adresse mail personnelle qui d'une part vous permet de gérer les données de manière sécurisée et d'autre part permet à la responsable de la crèche de prendre contact avec vous pour des informations complémentaires et toutes communications liées à la demande et l'inscription d'un enfant à la crèche.

  • Une fois enregistré, je n'arrive pas à me connecter au site

Vérifiez que l'adresse de courriel utilisée est correcte; assurez-vous que pour le mot de passe vous respectez bien les minuscules et les majuscules. Un moyen de vérification utile consiste à taper ces informations dans un éditeur ou un traitement de texte. Assurez-vous en particulier que la touche de blocage de majuscules n'est pas enfoncée.

  • Le site me signale que mon eMail et/ou mon mot de passe est(sont) incorrect(s)

Vérifiez soigneusement vos données !
Si le site vous propose de vous créer un nouveau mot de passe provisoire; celui-ci vous sera envoyé par courriel à l'adresse avec laquelle vous vous êtes inscrit(e).

  • J'ai oublié mon mot de passe !

Si vous avez oublié (égaré) votre mot de passe, connectez-vous normalement avec un mot de passe quelconque. Si seul le mot de passe est incorrect, le système vous proposera un nouveau mot de passe provisoire qui vous sera envoyé par courriel.

  • Mon mot de passe est difficile à mémoriser.

Lors de votre première connexion, vous avez été invité(e) à définir un mot de passe. À vous de choisir ce mot de passe personnel de manière adéquate !
Si vous le souhaitez, vous pouvez en changer en sélectionnant la rubrique 'Espace personnel' du menu 'Utilisateur/Utilisatrice'

  • Mon adresse de courriel n'est pas reconnue.

Peut-être avez-vous changé d'adresse de courriel ? Si c'est le cas, vous pouvez prendre contact avec la responsable de la crèche : creche.solbosch@ulb.ac.be

  • Comment accéder au formulaire de demande ?.

Dès qu'on est connecté au site, on peut se connecter (Menu 'Utilisateur/Utilisatrice', rubrique 'Se connecter')

Après avoir saisi le nom d'utilisateur (qui est l'adresse de courriel, eMail utilisée pour s'inscrire) et le mot de passe que vous avez choisi, le système propose par le biais d'un bouton 'Saisir les données' d'aller vers la page où vous trouverez les accès aux trois parties du formulaire qu'il faut compléter.

  • Quelles sont les données à fournir ?

Pour l'enfant
Nom et prénom (s'il est déjà connu !)
Date de naissance (prévue ou réelle)
La date d'entrée souhaitée (et éventuellement la date de sortie )
Le nombre de frères et soeurs
La fréquentation probable
Pour le ou les parent(s)
Nom, prénom, civilité
Situation professionnelle (Extérieur(e), Membre du personnel, Étudiant(e), Doctorant(e), Autre)
Revenu net
Adresse privée
Téléphone(s)

  • Comment éditer les données ?

Tant que le formulaire n'est pas validé (donc soumis à l'équipe de la crèche), la page de saisie présente pour les trois parties du formulaire les boutons correspondants et aussi pour chaque partie la date et l'heure de dernière modification.

En cliquant sur un des boutons, on retrouve les données telles qu'elles avaient été enregistrées par le système.
Elles peuvent alors être modifiées et resoumises.

  • Qu'est-ce que valider les données ?

Les données peuvent être fournies au fur et à mesure, d'abord les informations qui concernent l'enfant, puis les données pour le premier parent et enfin éventuellement des données pour un second parent.

Valider les données c'est enregistrer le fait que les données sont considérées comme complètes et correctes par vous et qu'elles peuvent être soumises à l'équipe de la crèche.

  • Comment valider les données ?

Dès que les données pour l'enfant et le parent 1 sont complètes, le système propose, sous forme d'un bouton à cliquer, la possibilité de valider, c'est-à-dire d'enregistrer définitivement la demande d'inscription. Préalablement, il vous sera proposé de compléter les données pour un deuxième parent éventuel.

  • Pour combien d'enfants puis-je demander une inscription ?

Il n'y a pas de limite fixée.

Lorsque la demande d'inscription pour un enfant est validée, le système propose la possibilité de saisir les données pour un autre enfant. Il faut, bien évidemment, que les conditions d'inscription soient rencontrées.

  • Quelles sont les règles d'utilisation ?

Le nom d'utilisateur (courriel) et le mot de passe sont strictement personnels et ne peuvent être communiqués à des tiers.

Les données confiées à la crèche sont confidentielles et ne seront pas transmises à des tiers. Les données à caractère personnel qui seront collectées serviront uniquement à permettre la formulation d'une demande d'inscription d'un ou plusieurs enfants à la crèche.

Vous restez libre de vous opposer au traitement de vos données.

  • Comment peut-on supprimer, effacer les données ?

Dans votre espace personnel, vous avez à tout moment la possibilité de modifier ou supprimer des informations vous concernant.

Lorsque vous accédez à votre 'Espace personnel', une des rubriques permet de demander l'effacement de données, soit celles concernant une demande d'inscription d'enfant à la crèche, soit toutes les données, y compris vos propres données d'accès.
Si vous choisissez d'effacer toutes les données, vous n'aurez évidemment plus accès à l'application de demande d'inscription. Vous avez bien sûr la possibilité de vous enregistrer à nouveau si nécessaire.

L'effacement de données nécessite de nombreuses vérifications. Aussi la demande se déroule-t-elle en plusieurs phases

Formulation de la demande, soit pour les fiches 'enfant(s)' soit toutes les données.
Le système vous envoie un courriel de demande de confirmation.
Si vous confirmez la demande, vous êtes reconnecté(e) au système qui vous demande de vous identifier et vérifie que vous êtes bien la personne ayant demandé l'effacement de données.
À plusieurs reprises, au cours de la procédure, vous devrez confirmer les étapes.
Si, à un stade quelconque, vous ne confirmez pas la demande, rien n'est changé et vous garder vos accès au site et les données déjà enregistrées.





  • À qui s'adresser en cas de problème pour saisir les données ?

En cas de problème de type 'informatique' (saisie de données, problème de connexion,...) merci d'envoyer un courriel à ekestemo@ulb.ac.be en précisant votre nom, l'adresse mail utilisée pour se connecter au site, l'heure à laquelle le problème a été constaté. Il vous sera répondu dans les meilleurs délais.